FAXの誤送信が発生する原因とは？お詫びの仕方や防止法について解説

職場でFAXを使用して資料を送信するときに、送信先を間違ってしまうことがあるかもしれません。そのようなミスは、企業にとって致命傷になりかねないので、ミスが発生しないように対策を講じましょう。今回の記事で、誤送信が発生する原因や、誤送信を起こさないための防止策などを紹介します。

FAXの誤送信が発生する原因とは？

FAXを利用していると、誤送信が発生するケースがあります。ここでは3つの原因を見ていきましょう。

入力ミスによるもの

あわてて作業していると、手元が狂って入力ミスが起きてしまうときがあります。とくに、外線に切り替えるのを忘れるケースは非常に多く、本来の送信先とはまったく違う相手へ送信してしまうことがあるのです。このようなヒューマンエラーが発生しないよう、職場の作業環境づくりに取り組む必要があります。

登録先が間違っているから

当然ですが、アドレス帳に登録するときに別の会社名にしてしまうと、本来の送信先に資料が送られなくなります。また、そのような状態を放置していると、誰かが気づくまで誤送信が繰り返されることになります。

違う書類を送信してしまったから

複数の送信先がある場合は、誤った書類を送信してしまうことがあります。取引先の重要な情報の流出につながる可能性もあるため、宛先が正しいかどうか送信前に必ず確認しましょう。

FAXの誤送信を起こしてしまった時の対応・お詫びの仕方

気づいたときに、速やかに詫びましょう。後回しにしていると大変なことになるかもしれません。また、同じことを繰り返さないように、再発防止策を徹底しましょう。

お詫びの連絡を入れる

情報漏洩のリスクが大きいので、すぐに誤って送信してしまったことを詫びましょう。また、届いた資料の削除を依頼します。そして、本来送信するはずだったところに事情を説明して詫びます。この際、顧客情報が資料に含まれていた場合は、隠すことなくその旨も伝えるようにします。情報漏洩した後に詫びても遅いからです。

誤送信した原因を調査する

どうしてこのようなことが発生したのか原因を調査する必要があります。この際、犯人捜しのように調査してはいけません。また、どうして誤送信したのか調査するだけではなく、誤送信してしまった背景にも迫るようにしましょう。

たとえば、入力ミスによるものであれば、どうして入力ミスしてしまったのか調査します。すると、誤送信が発生しやすい作業環境ではなかったか、以前も同様のミスが発生していなかったか、チェック体制そのものに不備があるのではないかと考えられるようになります。

そのようにして考えていくと、再び同じ失敗を繰り返しにくくなります。単なるヒューマンエラーで片付けないようにしましょう。

再発防止策を徹底する

同じ過ちを繰り返さないようにすることが大切です。これは、誤送信した人だけではなく、誰でも誤送信してしまう可能性があるので、全員に対して再発防止策を徹底します。この際、口頭で指示するだけではなく、マニュアルの整備もきちんと行うと良いでしょう。再び同じことを起こしてしまうと、企業の印象がさらに悪くなるので十分注意するようにします。

誤送信を起こさないための防止策

単なるミスで片付けてはいけません。そのように考えていると、同じようなミスが発生するでしょう。誤送信させない機能やチェック体制を整えるほかにも、インターネットFAXを活用して、ヒューマンエラーが発生する確率を下げましょう。

情報が漏洩するリスクがある

FAX番号を直接入力するときは、番号を間違えないようにしなければいけません。個人情報や機密情報を漏洩してしまうと、事業内容に良くない影響を与えてしまいます。

誤送信に気づくのが遅れると対応が後手にまわる

本人が誤送信に気づかないケースもあるので注意が必要です。対応が後手にまわると、企業の印象が良くありません。誤って資料が送信された企業から、こちらが気付く前に問い合わせがあるかもしれません。迷惑をかけないようにしましょう。

会社のセキュリティ対策不足で信用を失う

取引先や顧客からの信用を失うと、今後の事業継続に暗雲が垂れ込めるでしょう。また、安全性の低い企業というレッテルを貼られてしまうと、現在の取引先や顧客が離れてしまうリスクもあります。現在は、情報セキュリティ対策がきちんとできていないと、取引してもらえなくなるほど厳しい世の中になっています。

誤送信させない機能やチェック体制を整える

入力ミスを防止するために、番号を2回入力するFAXが販売されています。そのような機能が備えつけられているだけで、ミスの回数は減少するでしょう。また、送信前に入力先をほかのスタッフと一緒に確認するなどの体制を整えましょう。

インターネットFAXを使用する

ミスやトラブルを防止するために、インターネットFAXを使用しましょう。こちらは、資料を置き忘れることによる誤送信や、資料の紛失トラブルを防止できます。それだけではなく、上司の申請を得てから送信できる設定を活用することで、チェック体制も万全です。このようなメリットがあるのでおすすめです。

まとめ

企業でFAXを使用するときは、誤送信させない機能を活用することや、チェック体制を整えることは大切です。しかし、ヒューマンエラーが発生する確率はまだあります。そのため、インターネットFAXを活用するなどして、少しでもミスが発生しない方法を選択しましょう。FAXの使用方法に自信が無い人は、特に慎重に操作するようにしましょう。