カラー原稿をFAXDMで送るのはNG!その理由とは

FAXDMをカラー原稿で送付すると、文字や図が見づらくなるなどのトラブルが起こる可能性があります。本記事では、カラー原稿を使用した場合に想定される問題点や、白黒原稿を作成する際の注意点を解説します。また、すでにカラー原稿がある場合の対処法についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。

FAXDMにカラー原稿は原則NG

FAXDMではカラー原稿の使用は基本的に避けるべきです。FAXは白黒で出力されるため、カラーで作成しても色は再現されず、意図しない形で白黒変換されてしまいます。その結果、単に見た目が悪くなるだけでなく、さまざまなトラブルにつながる可能性があります。

文字のかすれ・つぶれの原因になる

まず、カラー原稿を白黒に変換すると、文字がかすれたり潰れたりして読みづらくなる恐れがあります。特に色付きの背景に配置された文字は背景に埋もれやすく、重要な情報が伝わらない原因になります。場合によっては、タイトルや商品名が判別できず、何の案内なのか分からないFAXになってしまうかもしれません。

画像・イラストが正確に出力されない

また、画像やイラストも正常に出力されない可能性があります。グラデーションや微妙な色の差は白黒では再現できず、意図が伝わりにくいです。商品画像の場合、汚れたような印象を与えてしまい、商品イメージを損なうなど逆効果になることも考えられます。

データ容量が大きくなりやすい

さらに、カラー原稿はデータ容量が大きくなりやすく、受信に時間がかかったり、インク消費量が増えたりする点にも注意が必要です。FAXDMは相手が望んで受信するものではないため、業務の妨げや無駄なコスト負担につながると、クレームの原因になりかねません。

モノクロで原稿を作成する際の注意点

FAXDMの原稿を白黒で作成する場合でも、いくつか注意すべきポイントがあります。白黒であれば安心というわけではなく、作り方によっては読みづらさや相手への負担につながるため、配慮が欠かせません。

画像はできるだけ掲載しない

まず、画像はできるだけ掲載しないことが重要です。FAXは解像度が最大でも200dpi程度と低く、高精細な画像は潰れて見えにくくなる恐れがあります。また、画像を多用するとデータ容量が大きくなり、受信時間が長くなる原因にもなります。そのため、画像の代わりに簡易的な図や文字説明を中心に構成するのが望ましいでしょう。

デザイン効果は使用しない

次に、グラデーションやシャドウなどのデザイン効果は使用しないほうが無難です。白黒であっても、グレーの濃淡や装飾効果はFAXで正しく再現されず、かすれやモアレが発生する場合があります。特に背景にグレーやグラデーションを使うと、文字が潰れて読めなくなる可能性があるため注意が必要です。

黒のベタ塗りは極力減らす

また、黒のベタ塗り部分はできるだけ減らすことが求められます。黒く塗りつぶされた面積が多いほど、相手先のインク消費量が増えてしまいます。FAXDMは相手が望んで受信するものではないため、罫線の太さや背景の使い方にも配慮し、負担を抑える工夫が大切です。

文字サイズは10ポイント以上が目安

さらに、文字サイズは10ポイント以上を目安に設定しましょう。小さな文字は潰れて判読できなくなる恐れがあります。あわせて、明朝体や細い書体は避け、ゴシック体やメイリオなど線の太さが均一なフォントを選ぶことで、読みやすいFAXDMになります。

カラー原稿をFAXDMに利用したい場合はどうする？

すでにカラーで作成した原稿をFAXDMに利用したい場合は、そのまま送信するのではなく、適切な対処を行うことが重要です。FAXは白黒出力が前提となるため、カラー原稿を使用すると意図しない仕上がりやトラブルにつながる恐れがあります。代表的な対処法として、主に3つの方法が挙げられます。

カラー原稿を白黒2色の原稿に作り直す

まず最も無難なのは、カラー原稿を白黒2色の原稿に作り直す方法です。手間や時間はかかりますが、FAXでの出力結果を想定しながら作成できるため、仕上がりのズレを防ぎやすい点が大きなメリットです。既存のカラー版パンフレットなどを流用するよりも、白黒専用に作り直したほうが、文字やレイアウトが見やすくなるケースが多く見られます。作り直す過程で白黒では再現できない表現が多いと感じた場合は、そもそもFAXDMに適していない原稿だと判断することも必要です。

カラー原稿を画像化して白黒2階調に変換する

次に、カラー原稿を画像化し、白黒2階調に変換する方法があります。ただしこの方法では、薄い色が白、濃い色が黒に一律変換されるため、背景と文字の区別がつかなくなり、判読性が著しく低下する可能性があります。技術的には可能ですが、FAXDM用としては推奨される手法ではありません。

原稿をレター型FAXDMに作り変える

最後に紹介する方法は、原稿をレター型FAXDMに作り変えることです。デザイン重視のチラシ型ではなく、文章を中心とした構成にすることで、FAXでも情報が伝わりやすくなります。セールスライティングの工夫次第では、より具体的に魅力を伝えられる場合もあり、カラー原稿の活用が難しい場合の有効な選択肢といえるでしょう。

まとめ

FAXDMは「送れば届く」手軽な手法である一方、原稿の作り方を誤ると、かえって相手に負担や不信感を与えてしまいます。特にカラー原稿は、白黒出力が前提のFAXでは意図通りに再現されず、文字の潰れや画像の劣化、データ容量の増大など、さまざまなトラブルの原因になります。その結果、内容が伝わらないばかりか、クレームにつながる可能性も否定できません。本記事では、カラー原稿がNGとされる理由を具体的に解説するとともに、白黒原稿でも注意すべきポイントや、すでにカラー原稿がある場合の現実的な対処法を紹介しています。FAXDMで成果を出すためには、デザイン性よりも「読みやすさ」「相手への配慮」を重視することが重要です。基本を押さえた原稿作成を行い、無駄なく、確実に情報を届けられるFAXDM運用を目指しましょう。