近年はほとんどの会社がFAXを設置しているのが特徴になりますが、個人の家でもかなり高い確率で設置されています。

もし自社の商品やサービスを宣伝する場合にはこのFAXを使うのも一つの方法と言えるでしょう。

FAXでDMを送る方法をFAXDMといますが、この方法を利用する場合にはいくつかの注意点があります。

クレーム発生を事前に予測しておくこと

FAXDMの注意点の一つ目は、相手方にFAXを送る時にクレームが発生してしまう可能性があることです。

ファクスの魅力は、なんといっても用紙を1枚ないしは数枚送信することで相手にこちらの商品を伝えることができる点になります。

もし相手側がその商品やサービスをほしいと思っていたならばこれほど好都合なことはないでしょう。

時間がかからないだけでなく文面として手元に残るからです。

しかしその反面、商品やサービスを必要としていない会社は迷惑になる可能性があります。

少なくとも、FAXが送信されている間は電話を受け取ることができないからです。

回線が複数あればよいですが、そのような場合でもあまりひんぱんに送られてくるとクレームの対象になる事は覚悟しなければなりません。

そこで注意点としてはアプローチの仕方を変えることが大事になります。

相手が法人ならば、忙しい時間帯を避けるように深夜の時間帯などに送ることでクレームを避けることが可能になります。

深夜に配信するか早朝に配信するスタッフが必要ですが、その事さえ考慮すればクレームを最小限に減らせるわけです。

相手の用紙を無駄にしないようにする

FAXDMの注意点の二つ目は、あまりたくさんの用紙を送らないことです。

ファクスは、最大で5枚まで送ることが可能になりますが、一方的に宣伝する以上はたくさんの用紙を送ることで相手に対して迷惑がかかってしまいます。

相手としても、ファクスを送る側から用紙を提供されたわけではなく、自分たちの会社や家庭で用紙を設置していますのでDMばかり送られてくると本当に必要な時に足りなくなってしまう可能性も否定できません。

つまり、一方的に送る場合には暗黙の了解で相手に迷惑をかけないことを意識することが大事になります。

たしかに、情報を提供する側としては可能な限り多くの情報を提供すれば、相手がその商品やサービスを利用したい時は契約につながります。

しかし、相手側の用紙を消費していることを考慮して短めに文面をまとめることが重要になるでしょう。

可能ならば、1枚の文面にすべてを伝えてそれ以外は自社のホームページに誘導するべくURLなどを記載しておくことが重要です。

当然電話番号を記載して興味のある人にだけ訪問してもらうのがより良い選択と言えます。

たくさんのリストを確保しなければならない

三つ目の注意点は、FAXDMを利用する場合にはたくさんのリストを確保しなければならないことです。

商品やサービスを宣伝する場合には、飛び込み営業として営業マンを使うパターンがありますがこの場合は各家庭や会社を渡り歩くことでわざわざリストを取り寄せる必要がありません。

ですが、ファクスDMの場合には事前にリストを手に入れておく必要があります。

初期の段階で、リストを手に入れるための方法は名簿屋と呼ばれる業者から購入することもできますが、最近は本人の許可なく個人情報を手に入れること自体が違法とされています。

これは、個人情報保護の観点からやむを得ないことと言えるでしょう。

そうすると、個人の家庭に送ることは難しくランダムにならざるをえません。

しかもダイレクトメールですので、相手の業者の名前をしっかりと書いて送信する必要があります。

リストを手に入れる方法としては、電話番号が掲載されている電話帳などもありますが、インターネットのみで調べることも可能になります。

ただ、いずれの場合もそれなりの数のリストを集めなければなりません。

反応率は業者によって異なりますが物販の場合だと1パーセント前後で会員制ビジネスの場合には0.3パーセント程度になることを考えれば4桁から5桁のリストが必要です。

リストを作る場合の注意点と拡大する方法

FAXDMを利用する場合の四つ目の注意点は、費用対効果を考えることです。

これはどこの会社でも必ず行っていることですが、果たして本当にDMを用いて反応が得られるかといった点になります。

もちろんそれは、文面によって大きく変わってきますのでその内容も十分に精査する必要がありますが、一般的な反応率を知っておかなければならないでしょう。

例えば、学習塾の案内をする場合には基本的に会員制ビジネスになりますので個人向けに発送する必要があります。

この場合、かかる費用はリストを手に入れることと電気代になります。

電気代はそれほど大したことはありませんが、何よりリストを手に入れるのにどれだけお金をかけるかが問題になります。

実際にお金をかけてリストを手に入れて、それらの場所に送信すると100件から300件に1件ぐらいの割合で反応があり、その中の2割程が入会する可能性が高いです。

月謝などを考えると、黒字にするためには1名入会させるのに3万円程度までの予算を設定しておきましょう。

つまり300人分のリストを集めるのに3万円ぐらいまでなら出すことが可能になるわけです。

反応の良いデザインを学ぶ必要がある

FAXDMの注意点の5つ目は、デザイン性を高め反応してもらう内容にしなければならないことです。

限られた文面の中で相手に必要な情報を伝える必要がありますので、どのようなデザインにしたらよいかを考える必要があるでしょう。

たいていの人は、広告やダイレクトメールを見るときにれ、1秒ほどで判断するとされています。

もしその時、自分たちにとって必要なものならば最後まで読みますが必要のないものならば、途中で捨ててしまうのが基本です。

そうだとすれば、一番最初の1秒間にすべてをかけてもよいことがわかるでしょう。

では、人間は1枚の紙を見るときどこに注目してみるのかといえば、基本的には多くの業者が行っているとおり一番上の部分になります。

しかも、反応しやすいのはほかの部分よりも強調された部分になりますので、一番伝えたいことを大きな文字で書くことが必要です。

この点に関して、有名な会社などは会社名をトップに入れることでそれだけで相手に読ませることは可能ですが、中小企業の場合は知名度がそこまでないため会社名を大きな文字で伝えない方がよいでしょう。

それよりも、インパクトがある言葉を短い文字数で伝える必要があります。

内容を考えるときは次の流れに必ずつなげること

FAXDMの6番目の注意点は、見出しの部分で注意を集めたならば次につなげるようにしなければなりません。

大前提として、DMを送った場合にはすべての人がそれに興味があるとは限りません。

もちろん送る前の段階である程度対象を絞り込んでいますが、それでも必ずその人にとって必要な情報かどうかは本人にしかわからない部分です。

必要でない場合には、最初の1行だけで判断しそれ以上読み込むことはありませんが、それを必要と感じる場合にはその下まで読んでくれます。

一番の目的は、一番下まで読んでもらい電話による問い合わせをしてもらうかホームページを見てもらい商品やサービスを利用してもらうことです。

しかし、文章の流れがいくら良くても一体どこに問い合わせたらよいのかわからないような内容では、すべてを帳消しにしてしまうことになりかねません。

そこで、連絡先は可能な限り大きな文字で書いておく必要があります。

それに伴い、見る人が連絡先をすぐに判断できるように「興味がある方はこちらからご連絡ください」と一言添えてその下に電話番号などを書いておくことが重要です。

FAXDMを送信する前の注意点としては、可能な限り相手に短い言葉で伝えることです。

また、FAXを送信するときの注意点として時間帯を選ぶことやあまりたくさんの内容を送らないことにあります。

特に、相手方の電話回線が利用できなくなる可能性があるため速やかに時間帯を選んで送信する必要があります。