FAXDM業者に依頼してFAXDMを送信する場合には、同時にアンケートをつけることがあります。アンケートをつける目的は、これを収集することにより顧客の要望を知ることができるからです。ですが、実際にはなかなか返信をしてくれないことが多いです。

そこで、どのようにしたらアンケートが返信されやすくなり返信率が上がるでしょうか。

まずはなぜ返信しないのかを知る

FAXDM業者を利用する場合にはお金がかかりますが、アンケートが戻ってこないのでは高いお金を支払った意味がありません。この場合には、そもそもなぜ返信をしてこないかを理解しておくことが必要になります。この点の理解ができなければ、いくらダイレクトメールの数を増やしたとしても、あまり意味がありません。

一つ目の理由は、返信をするのが面倒くさいからです。仕組み的には非常に簡単に返信をすることができるかもしれませんが、人間は何らかのメリットが伴わなければなかなか行動しないものです。あるいは、そのFAXを送ってくれた人と密接な繋がりがある場合や恩がある場合などを以外はただでは返信してくれないでしょう。

つまり、返信するほどの価値がないと考えている場合には、面倒くさいと判断されてしまいそのままの状態で放っておかれることが多いです。そもそも、受信する側も暇なわけではありません。日常の業務に追われて大変な思いをしているわけです。その中に業者からのダイレクトメールが来たとしても、無視するか読んだとしてもそのまま返信をすることは少ないでしょう。ましてや質問に答えなければいけませんので、そのための時間をなかなか取ることができません。

返信をしない二つ目の理由は、単に回答したくない場合です。例えば、個人情報を送信しなければならない場合にはなかなかその情報を人に開示したくない可能性が高いでしょう。特に、FAXのダイレクトメールを返信する相手が誰かわからないような人ならば、わざわざリスクを冒してまで個人情報を提示することはないでしょう。

返信をすると、例えば電話番号を書いてしまったために、後になって業者から電話がしつこくかかって来るようなこともあります。ただでさえ忙しい毎日なのに、営業電話の相手をしている暇などありません。それならば、最初から返信をしない方がよいと考えるわけです。

返信をしない理由は他人任せにしてしまうこともある

返信をわざわざしない理由として、自分がアンケートに答えなくても誰かが答えてくれると考えている場合もあります。特に「お客様の意見をお聞かせください」などと書かれている場合には、不特定多数を相手にそのようなFAX送ってきていることが分かっていますので、わざわざ自分が回答しなくてもよいだろうと考えるわけです。

または、自分が回答しなくても、すでにたくさんの回答者がいるに違いないと考える人もいます。このように他人任せになってしまっていることも、なかなか結果が集まらない理由の一つになっているわけです。

どのようにしたら返信率を高めることができるか

返信をしてこない理由は理解できたかもしれませんが、ではどのようにしたら返信率を高めることができるでしょうか。

まず一つ目は、回答に要する時間を明確に書くことです。例えばとくに所要時間に記載がない場合と、「すべて回答するまでに1分ほどの時間が必要になります」と明確な時間が指定されている場合では、明確な時間が記載されている方が回答しやすいです。ただ、この方法を採用したとしても爆発的に返信率が高まるわけではありません。

そこで、二つ目の方法を考えると調査目的を明確にすることが必要になります。調査目的が何も書かれていないと変なことに使われるのではないかと勘違いしてしまい、結局返信をしないで終わってしまう可能性が高いからです。

人間は明確な目的があればそれに向かって動き出すことが多いですが、理由もよくわからないものに時間を使うことはしないでしょう。そこで、目的を明確にしてあなたの声が欲しいと伝えることが必要になります。

さらに重要なことは、できるだけ相手の名前を書くことです。例えば、「お客様の意見を聞かせてください」と大きな文字で書く場合と、「鈴木様の意見をお聞かせください」と書くのでは、どちらが返信率が高くなるか想像すればわかるでしょう。

FAXDM業者を利用してFAXDMにアンケートを付ける場合、可能な限り返信率を上げるためには、そもそもなぜ返信が少ないかを知る必要があります。

その理由は、回答が面倒だ、回答したくない、誰かがやってくれるので自分は回答しないと言ったものです。これらに対する対策として、回答時間をあらかじめ書いておくこと、調査目的を明確にすること、そしてあなたには是非答えてほしいと名指しで記入して送信することです。