FAXDMは迷惑？クレームを回避するためのポイント

FAXDMは、ビジネスに便利なツールです。しかし、使い方を誤るとクレームのもとになります。この記事では、FAXDMの基本、クレームの理由や回避のポイントを紹介します。FAXDMに欠かせないFAXDM業者についても触れていきます。クレームを避けつつ、FAXDMを効果的に利用するポイントを見ていきましょう。

FAXDMとは？クレームの理由

FAXDMは、ファックスを利用して送るダイレクトメールです。

おもに小規模の法人向けに商品やサービスを案内する際に効果的で、紙代や印刷代、送料を抑えて効率的に宣伝できるため、活用している企業も少なくありません。しかし、FAXDMには、クレームが起こりやすい要因があります。

代表的なのは、送信停止依頼があったにも関わらず、再度FAXDMを送ってしまうケースです。また、FAXDMを受け取る企業側に、興味のない情報であった場合もクレームにつながる可能性が高いでしょう。受け手は受信料やトナー代などの負担があります。

興味のない情報が届いた場合、配信企業側に配慮が欠けていると不快感を覚えます。FAXDMを活用する際には、受け手の負担や興味を考慮し、適切なタイミングで必要な情報を提供することが重要です。

それらの配慮がない場合、クレームにつながる可能性が高くなります。

クレーム回避のポイントやクレームの適切な対応

FAXDMにおけるクレームは、受け手の不快感から発生しますが、適切な対応策を取ることで回避やスムーズな解決が可能です。

以下に、クレーム回避のポイントやクレームが起きてしまったときの対応をまとめました。

クレームを回避するためにできること

クレームを回避するためには、まず電話番号への誤配信を避けることが重要です。

送信前にリストを確認し、電話番号は配信から除外します。また、送信後には不達リストを確認し、FAXが届かなかった理由を確認することも大切です。

受け手の負担を増やさないように配慮し、送信停止希望欄の設置や送信時間帯の工夫など、受け手が情報を快適に受け取れるように対策を講じる必要があります。これらの対策により、FAXDMによるクレームを回避しやすくなるでしょう。

予想されるクレームの代表的な内容

受信側の配信停止要求があった場合、即刻配信停止すれば基本的には問題ありません。

しかし、相手によっては重たいクレームに発展する可能性もあります。たとえば「どこでうちの番号を入手したのか」「停止要求後も送られてきている」という苦情が届く可能性が考えられます。

とくに停止要求後も送信してしまう原因については、配信停止要求がすぐに送信リストに反映されなかったり、システムの連携がうまくいっていないなどの送信側も把握しにくい理由で顧客に送られてしまうケースがあります。

そうしたときは、謝罪とともに考えられる原因をきちんと説明して納得してもらう必要があるでしょう。

クレームが起きてしまった時の対応

万一クレームが発生したときは、まず相手の要望をしっかり聞き、問題を理解することが不可欠です。

そのうえで、真摯に謝罪し、問題の原因や解決策について明確に説明し、相手に納得してもらえるよう努めます。また、クレームが発生した場合には、送信停止する手続きを迅速に伝え、必要な対応を行います。

さらに、社内の関係者間で情報を共有し、クレームの解決や再発防止に向けた一貫した対応を取ることが重要です。迅速かつ誠実な対応によって、クレームの早期解決や再発防止が可能です。送信停止や受け手の要望に対応しながら、クレームが起きにくい環境を整えることが重要です。

FAXDM業者の利用がおすすめ

FAXDMを効果的に活用したいときは、ぜひ専門業者の利用を検討してみてください。

FAXDM業者では、トラブルやクレームの回避、対応に関するサポートを提供しており、FAXDMに関するノウハウをもっています。また、FAXDM業者が持つ顧客リストを活用することで効果的なターゲティングができ、送信先の選定や送信停止リストの管理も容易になります。

さらに、FAXDMに関するノウハウを得られます。FAXDM業者は多くの経験と知識を持ち、FAXDMの効果的な配信方法や注意すべきポイントなども提供しています。顧客リストの最適化や送信タイミングの調整など、実践的なアドバイスを受けられます。

原稿のアドバイスを行うFAXDM業者もあります。クオリティの高い原稿作成のアドバイスやテンプレートの提供、文面やレイアウトの改善に関する指導など、効果的なFAXDMの実現に役立ちます。

FAXDM業者の利用によって、クレームやトラブルを回避し、効果的なFAXDMキャンペーンを展開できます。

まとめ

FAXDMを効果的に利用するためには、クレームを回避するポイントを押さえることが不可欠です。適切な対応策を取ることで、スムーズに解決できます。また、FAXDM業者の利用もおすすめです。業者はトラブルやクレームの回避や対応に関するサポートをします。顧客リストの活用やFAXDMに関するノウハウの提供、原稿アドバイスなどを通じて、効果的なFAXDMキャンペーンを展開できます。業者のサポートを活用し、ビジネスの宣伝や情報発信においてFAXDMの効果を最大限に引き出しましょう。