利用方法の工夫で効果アップ！効率のいいFAXDMの使い方とは？

インターネットを利用したランディング広告などが隆盛を極める中にあってオフラインにおいてFAXDMは有力な広告方法です。

従来に比較してコスト削減が進んだことで、より多くの相手方に送信することが可能になりました。

だからと言ってむやみに大量に送るだけで効果を発揮することが出来るとは限りません。

売上などの効果につながるための注意点やポイントがあります。

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送信先のリストは更新を心がける

FAXDMを送信すると必ずと言って良いほどクレームが入ってきます。

送信先のすべてから迷惑に感じ入られることはありませんが、まとまった数を送ることが前提になっている以上、一定数の比率でクレームが入ることは必然と言えます。

自社との取引経験があるなど、面識や知識を持っている相手に限定している場合はともかく、知らない相手にも送っているので相手方が不快感や不信感を抱く可能性は十分考えられます。

受信側は通話料などはかからないものの、トナーや紙の消費による負担は受信者側が負うことになります。

いわばベースに送信先に迷惑がられる特性を持っているので、そのような事態を出来る限り回避するには工夫が必要です。

送信先の更新は頻繁に行うことです。

会社内部では人事異動が頻繁にあるので、その時に電話番号やFAX番号なども同時に変わることもあります。

人事異動が多い春先や秋などは敏感に情報収集に努め、送信リストを最新の状況に対応できるようにアップデートを心がけることが必須です。

効率的な運用のためにリストの内容を現況にあわせる努力は怠らないことが求められます。

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FAXDMの時間帯や中身の注意点

FAXDMの後に相手から送信停止の依頼を受けたときには、次回から送ることのないように速やかにリストから削除することが必須です。

データベース上にも送ることは不要の旨を記録して、レスポンスを反映させ置くことが必要です。

あて先リストから削除されただけでは、データベースの見直しの際に誤って送信してしまう可能性があります。

効率的にFAXDMを運用する上では、不達率を把握しておくことにも留意するべきです。

送信後のレポートを確認しておき、大量の不達が発生していないかを確認しておきます。

仮に大量の不達が出ている場合、電話用の番号に送っているかもしれません。

FAX番号だと思って電話番号を使用していては相手からすれば迷惑行為になってしまうことになります。

結果を確認して到達していない番号については削除し、リストの見直しを実行するようにすることです。

また送信するときには送信停止依頼の方法は必ず明記しておきます。

この連絡先は電話番号では互いに負担になるので、FAXで手続きが完結できるように配慮することも必要です。

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送信するタイミングや時間帯を見直す

FAXDMをせっかく送信してもタイミングを見計らうことも念頭に置くべきです。

そのためには時間帯をいつにするのか、相手方の業務遂行の加減なども検討して送信する時間帯を選択することが求められます。

とくに受信側の業務が繁忙を極める時間帯に送ると無用な負担をかけることになります。

個人事業主では自宅が事務所をかねている場合が多いので、業務時間外にかけると生活を妨げて迷惑行為になってしまいます。

電話番号とFAX番号を同じにしている場合は、業務時間外は携帯電話などに転送される事態も考えられます。

そこで早朝や深夜などの時間帯は避けるべきです。

業種によってはFAXを頻繁に使用するタイミングがあります。

塾や学校などは受験シーズンでは業務自体は多忙になるばかりか、FAXを多用することにもなります。

業種ごとの特性も理解し、繁忙が想定されるシーズンなど迷惑になりそうな時期は避けるように努めるべきです。

FAXDMはレスポンスの確率が低いのでどれだけの数を送信できたかばかり重視しがちですが、相手の業務を配慮することも重要です。

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FAXDMのスムーズな対応方法

FAXDMを送信後に電話などで連絡が帰ってきたときには、商機ともクレーム処理ともなりえるので十分対応策を事前準備しておくことが求められます。

まずはお客様がわざわざ電話をかけてくれたわけなので、相手方が何を伝えたいのかを情報としてだけでなく、話し方や抑揚などを踏まえてしっかり向き合うことが大切です。

お客様が何を求めているのかを、すべての話を受け止めてください。

自社の商品やサービスに興味を持っているとは限りません。

クレームが入ってくることも十分あり得ます。

クレームの連絡であったときには、まずは謝罪することです。

相手に謝罪の意を伝えてから、最適の解決案を提示します。

担当者によってまちまちな対応では不信感を抱かせることにもつながりかねません。

電話を誰が取っても同じ対応が出来るように想定問答集を作成しておくのも対策になるでしょう。

特にクレームの場合には、相手方の会社名や電話番号・FAX番号などを確認したうえで次回以降は送信しない旨を明確に伝達しておくべきです。

クレームがでている相手の同一性を確認することは送信リストの正確性を上げることにもなります。

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効率的に訴求するためのポイント

FAXDMは送信後誰の手に渡り確認されたのかが、成否をわける一面もあります。

職場において決済する立場の方の手に渡ればレスポンスの確率が高くなります。

権限のない人が目にしても、決済するべき立場の人の目に触れるまでには幾つかのスタッフの手を経ることが必要で、途中で必要でないと判断されれば訴求したい相手方に到達する前に途切れてしまうでしょう。

これに引き換え決裁者の下に最初に到達すれば、その場で返信の必要の有無を判断するだけの手間で済みます。

最初に手にしたのが平の従業員であれば、そもそも上司に渡すことに躊躇いを持つ可能性もあります。

上司の目に触れる前に処分されてしまうことも想定されます。

そこで対策として文章のヘッダーの部分に「御社の事業にとって重要なお知らせです、責任者の方に必ずお渡しください」などの一文を添えておくことです。

このようなインフォメーションが記載されていることで従業員も上司に渡すことについての心理的負担を負うことがないので決裁権限のある人に到達する可能性を高めることがかないます。

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FAXDM業者を利用するときの注意点

FAXDMの作成や送信を専門業者に依頼する場合は、その業者のもっているリストの質が成否を分けると言えます。

業者選びには慎重に臨む必要があります。

専門業者が保有しているリストは法人を網羅したものです。

そのためBtoBビジネスの新規顧客の誘引や獲得にとってはおあつらえ向きといえます。

法人では移転や廃業・倒産などの変化が頻繁にあるので到達先の更新が絶えず必要です。

なかでも倒産が多いのは飲食業界で到達先の見直しをしない限り、到達率が悪くなり効率も低下することになります。

業者に依頼するときには、送信リストの中身を常にブラッシュアップしているのか確認が必須です。

基礎データの質が悪いと関係のない事業者に送信されることもあります。

1件あたりの送信コストが安い場合はリストの内容が更新されていなかったり、業種の選別が雑な場合も考えられます。

自社で実績のある送信先リストを保有しているなら、それを持ち込んで送信相手の正確さを期すことも必要になってきます。

特に長く業者を利用するときは信頼出来るかを重視して選ぶようにしましょう。

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FAXDMはオフラインのBtoBビジネスにおいて有力な広告手段です。

効果的に運用するためには、送信先リストのこまめな更新や送信時間帯なども配慮することが必要です。

より訴求力を高める為に、決裁者の目に付きやすいように一文を加える工夫も効率的にFAXDMを活用するポイントになります。

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