FAXDMにも送付状はつけるべき？送付状の効果や書き方について

FAXDMとは、FAXで送るダイレクトメールのことを指します。FAXはその性質上、届いたら基本的にすぐ見てもらえるものです。そのため、お得な情報や営業チラシを送る方法として効果的なのですが、FAXDMにも送付状はつけるべきなのでしょうか。今回はFAXDMの送付状について、書き方やメリットを解説します。ぜひ参考にしてください。

やみくもに送っても決裁者（担当者）に届かないことが多い

FAXDMは、手紙やメールで送るDMと違って開封やクリックする手間がないため、送ったらすぐに見てもらえるという特徴があります。お得な情報やセールのお知らせなどを盛り込んでおけば、送られてきている段階で人目を惹くことが予想されます。

ただ、注意点として読んでほしい相手に届かない可能性があるのです。企業にFAXを送っても、それを受け取って仕分けするのは事務員であるケースが多いのです。FAXを届けたい決裁者（担当者）の目に入る前に、チラシや広告の類は破棄されてしまうこともあります。FAXDMを送ったとしても、本当に届けたい決裁者へ渡らなければ意味がありません。

そこで、企業の決裁者までFAXDMを届けるために、送付状をつけて送るという方法をおすすめします。

送付状はつけるべき？送付状を送るメリット

送付状とは、ビジネスに置いて相手に書類などを送った際に添えるものであり、郵送時のあいさつやどのような内容のものを送ったか中身を知らせる役割を担っています。送付状がついていると、中身がどのようなものか分かるため、決裁者に対する配慮にもなります。

送付状を送ることで、DMではなくビジネスに関する知らせが届いたように見えて、決裁者まで届く可能性が非常に高くなるでしょう。送付状に担当者の宛て名を書くことで、すでにやりとりしている相手から送られてきたFAXとして扱われるため、捨てられる心配もありません。FAXを受け取った事務員も、送付状を見ればそのまま決裁者に届けることが予想されます。

印象がよくなる

一方的に企業にＤＭを送ると、無礼な印象を持たれてしまうでしょう。急にアポなしで営業されたような気分になると、決裁者も好意的な気持ちは持ってくれないでしょう。そこで、送付状を一緒に沿えて丁寧なイメージを与えるのです。きちんとした形式に則ったＤＭであれば、中身を見てもらえる確率が上がります。礼儀正しいと思ってもらえれば、内容もいいものとしてとらえてもらえることが期待できます。

送付状つきFAXDMを送る際の注意点

送付状つきのFAXDMを送ると、その分コストがかかります。DMだけだと1枚送信するだけで済みますが、送付状をプラスすると2枚送ることになり、1枚分の料金が加算されてしまうのです。ただ、送付状をつけることでFAXDMを見てもらえる可能性が高くなり、反響率も上がるといえます。そのため、コストはかかるものの効果が期待できてコストパフォーマンスが高まっていくでしょう。送信時のコストを抑えるのか反響を目的として送付状を添えるのか、状況に応じて適切な選択をすることが重要です。

目に留まる送付状の書き方とは

送付状はあいさつとしての役割を果たすほか、DMがどのような内容なのかを紹介し、必要に応じてより詳しい情報や注意すべきポイントを加筆して送ります。送付状を添えることで、DMに目を通してもらい相手から反応が返ってくる効果が期待できるのです。そこで、より効果的な送付状の書き方について紹介します。

まず、必ず書くべきポイントとして宛先や送信した側の情報、送信した枚数、件名、挨拶、送付した文書の内容があげられます。送付状はあくまであいさつであり、ビジネスとして必死なイメージを持たれないようにすることが大切です。広告らしい表現は避けて、ビジネスシーンに相応しい文章を心がけてください。送信元の情報として、企業名や所在地だけでなく、電話番号とFAX番号、メールアドレスなども忘れずに記載しましょう。

主に2つのパターンに分かれる

基本的に、送付状は取引先からの案内や情報提供のようなイメージで作ります。あいさつのあとに、簡単に用件をまとめてFAXDMの内容に触れます。そして、DMに書かれているサービスやセミナーを利用することで、どのようなメリットが得られるかも明確に書いておきましょう。大切なのは、FAXDMに目を通してもらうことです。

礼儀をわきまえた文章で、DMの内容を魅力的に紹介してください。また、もう1つのパターンとしてDMの内容を詳しく記載したものがあります。読み手への負担は大きくなってしまいますが、必要な情報を盛り込んでよりDMの内容に興味を持ってもらうことが期待できます。改行・空白行を効果的に活用して、読みやすい送付状を作りましょう。

まとめ

FAXDMに送付状はつけるべきだということについて紹介しました。FAXDMを単体で送ると、決裁者の元まで届かない可能性があります。送付状を一緒に送ると、丁寧で礼儀正しい印象を与えることにつながり、DMの内容にも興味を持ってもらえる確率が高くなるでしょう。ビジネスシーンで使う丁寧な敬語で書くことを心がけて、FAXDMのコストパフォーマンスをアップさせてみてください。