FAX番号リストを取得するには？５つの取得方法を解説

販促や集客を目的としたDMを多くの企業に送る場合、FAXDMは今でも有効なツールのひとつです。しかし、FAXDMを成功させるためには、宛先となる企業のFAX番号リストを作成することが重要です。そこで今回は、FAX番号リストを取得する方法と、リスト作成・活用のメリットについて詳しく解説します。

FAX番号リスト作成・活用のメリット

FAX番号リストを作成・活用することで、主に以下の3つのメリットが得られます。

番号収集が比較的容易

多くの企業では、部署や支社単位でFAX番号を取得しています。メールアドレスの場合は担当者ごとに割り振られていますが、FAX番号であれば法人・部門単位での情報送付先を取得できるのです。

また、FAX番号を比較的オープンに公開している企業が多く、個人のメールアドレスと比べて収集しやすいというメリットもあります。収集に要する労力やコストを踏まえると、省エネルギーで効果の高いリストを作成できるのです。

DM送付にかかるコストを抑えられる

FAX番号リストを収集してリスト化しておくことで、DMハガキやチラシを作成するよりもコストを抑えたDM送付が可能になります。DMハガキやチラシは配布枚数分を印刷する必要がありますが、FAXであれば原版を1通用意するだけで済むからです。

FAXはモノクロ出力されるため、高精細な画像などを送信するのには不向きといえます。しかし、シンプルなメッセージを伝えるには適したツールですので、DMのデザイン費をはじめとする制作費を抑えられることもメリットのひとつです。

即時性に優れたDMを送信できる

FAX番号リストの優れた点として、即時性の高いDMを送信できる点が挙げられます。DMハガキやチラシの手配りでは、ターゲットに情報が届くまでにタイムラグが生じがちです。できるだけ早く情報を伝えたい場合、デメリットとなりかねない特性といえます。

FAXリストを元にDMを送ることで、情報をすぐに届けられます。開催間近のイベントや発売日が迫っている商品など、できるだけ早く情報を届ける必要がある場合にFAXリストが役立つのです。

FAX番号リストの取得方法

FAX番号リストを取得するには、主に以下の5つの方法があります。

社内に散在している情報を収集する

過去に受け取った名刺やメールには、連絡先情報としてFAX番号が記載されていることがあります。担当者が各自で保有している情報を集め、FAX番号を抽出することでリスト化が可能です。

ただし、名刺の記載情報を1枚ずつ入力していくのは途方もない作業なので、名刺管理サービスを介してFAX番号を抽出するのが現実的でしょう。

あるいは、データ入力代行サービスを利用する方法もあります。リスト化を外部委託する際には、セキュリティ対策が整った業者に依頼することが大切です。

企業情報誌の掲載情報を収集する

企業情報誌には、企業の連絡先情報が記載されています。FAX番号も併記されているので、収集してリスト化すればFAX番号リストを作成可能です。しかし、企業情報誌の掲載情報を1社ずつ入力するのは非常に手間と時間のかかる作業です。

複数名で分担して集中的に入力するか、データ入力サービスに委託することになるでしょう。また、企業情報誌には本社の代表番号が掲載されています。部署や部門単位でのFAX番号は収集できない点に留意する必要があります。

名簿業者から購入する

企業の名簿を販売している業者からリストを購入する方法です。リスト販売が専門の業者ですので、短期間でFAX番号リストを用意できる点が大きなメリットといえます。一方、リストに掲載されている情報が必ずしも最新の正確な情報とは限りません。

中には情報が更新されておらず、古いままリスト化されていることもあり得ます。とくに事業所が移転した場合には、FAX番号が変更されている可能性があるため注意が必要です。

DM代行業者から購入する

DM代行業はDMの発送を代行するサービスですが、保有しているリストを購入することも可能です。名簿業者から購入する場合と同様、スピーディにFAX番号リストを入手できることが大きなメリットといえます。

ただし、リストの更新頻度によっては情報が古いまま掲載されていることもあり得ます。とくにFAX番号と法人名については、できるだけ新しい情報を扱っている業者を選定することが大切です。

FAX番号収集ソフトを活用する

最新のFAX番号を収集するには、FAX番号収集ソフトを活用すると非常に効率的です。インターネット上に公開されている情報からリストに必要な項目を抽出して収集できるため、短期間でコストを抑えてFAX番号リストを作成できます。

FAX番号リスト取得時の注意点

FAX番号リストを取得する際には、以下の点に注意する必要があります。

情報の正確性

名簿業者やDM代行業者から購入する場合、リストに掲載されている情報が必ずしも最新の正確な情報とは限りません。情報が古かったり、誤っていたりする場合があるため、購入前に業者に確認する必要があります。

法令遵守

個人情報保護法などの法令を遵守し、違法な方法でFAX番号を取得することはできません。名簿業者やDM代行業者を利用する場合は、法令遵守を徹底している業者を選ぶことが重要です。

セキュリティ対策

FAX番号リストは個人情報を含む重要な情報です。リストを収集・管理する際には、セキュリティ対策を徹底する必要があります。不正アクセスや情報漏洩を防ぐために、適切なセキュリティ対策を講じましょう。

まとめ

FAX番号リストを作成する場合、今回紹介してきた通りいくつかの方法があります。収集できるFAX番号の件数やリスト作成に要する時間・コストは収集方法によって異なるため、自社のニーズに合った手段を選ぶことが非常に大切です。今回の記事を参考に、FAX番号の収集方法をぜひ検討してみてください。FAXDMを成功させるためには、FAX番号リストは必要不可欠なツールです。リスト作成に時間と労力を費やすことで、より効果的なFAXDMを展開できるでしょう。