郵便物としてDMを送るときは、相手の名前や住所を正しく把握している必要があります。FAXDMの場合も同じで、相手のFAX番号を正しく把握していなければ送信することはできません。もしも、FAXDMを業者に頼んで送って欲しいのなら、送信リストを作成する必要があるので気をつけましょう。

送信リストの作成方法は業者によって異なる

FAXDMを送信できる業者では、FAX番号の持ち込みを受け付けているため、すでに用意しているものを渡すことができます。しかし、デジタルデータしか受け取ってくれないため、名刺などのアナログデータを渡すことはできません。そのため、もしもアナログデータしかないのなら、まずはそれをパソコンに入力する必要があります。もちろん、画像データではFAX番号の認識はできないので、テキストデータとして入力しなければいけません。なお、テキストデータとして入力したとしても、業者が指定するファイル形式以外では、受け付けてもらえない可能性があります。

どのようなファイル形式に対応しているのかは、各業者の利用ガイドやヘルプに記載されているのでチェックしてみましょう。多くの場合は、エクセルファイルやCSVファイルに対応しているので、どちらかに変換するソフトウェアを用意するとよいです。なお、作り方も業者によって異なるため、そちらもきちんと確認しなければいけません。それは、ハイフンの使い方や半角などの、細かい指定がされている場合があるからです。指定事項を守らなければ、エラーになって送信できませんので、間違わないようにしましょう。

なお、送信リストの作り方が分からなければ、無理に作成せずに、業者に質問しましょう。指定事項が間違っていると、作ったものが無駄になる可能性があるため、正しい方法を理解してから作り始めるべきです。なお、送信リストを作る上で、絶対にやってはいけないのは、FAX番号を間違うことです。それをやってしまうと、まったく関係のないところに送信されて、迷惑をかけてしまう可能性があります。もちろん、エラーになって送れないのも困るため、指定された形で作り終わったのならば、提出する前に最終確認を行いましょう。

作成できないのならレンタルも可能

送信リストを作るのが難しかったり、件数が足りないと感じたりするのなら、レンタルすることも考えましょう。ほとんどの業者では、大量の送信リストを用意してくれているため、そちらを利用すれば、自分たちで作成する必要がなくなります。しかも、300万件以上ものFAX番号を用意してくれている業者もあるので、自分たちで作成するよりも、ずっと多くのターゲットにFAXDMを送れるようになるでしょう。

ただし、レンタルする場合は、それなりの費用がかかるため、料金をきちんと知った上で契約する必要があります。レンタルすると、一件当たり一円以上かかる場合もあるので、大量に送信したいのなら注意をしましょう。

FAX番号の収集ソフトウェアもある

送信リストの件数が足りないと感じても、レンタルする予算がない場合もあるでしょう。そのときは、FAX番号を自動収集してくれるソフトウェアを利用すれば、解決できるかもしれません。そのソフトウェアは、インターネット上に載っている情報からFAX番号を自動で収集してくれるため、手間をかけずに件数を増やすことができます。

特別な機器が必要というわけではなく、一般のパソコンにインストールして使えるので、多くの会社では設備を追加せずに利用できるはずです。ただし、ソフトウェアの購入代金がかかるので、レンタルする場合の費用と比べてみましょう。少ない送信数ならば、ソフトウェアを購入するよりも、レンタルしたほうが安くなる場合もあります。どちらがお得かは、使い方によって異なるので、自身の状況に合わせて選定しましょう。

ちなみに、ソフトウェアと業者は何の繋がりもないため、作成した送信リストは、そのままでは提出できない可能性が高いです。なので提出する場合は、きちんと形を整えて、ファイル形式も指定されているものにしましょう。

FAX番号をまとめた送信リストは、エクセルファイルやCSVファイルを使って作成しなければいけない場合が多いです。細かい指定事項は業者によって異なるため、まずは仕事の依頼先を探して、ヘルプや利用ガイドを読んでみましょう。もしも、自分たちで用意するのが難しい状況にあるのなら、送信リストのレンタルサービスの活用もできます。そちらを使えば、業者が用意したFAX番号を使えるので、自分たちで用意する必要はまったくなくなります。もしも、予算を考えてレンタルサービスが使えないのなら、インターネット上からFAX番号を収集できるソフトウェアの利用も検討しましょう。