FAXDMの配信停止を行ってクレーム対策をしよう

思いたったらすぐ作成できるのがFAXDMの強みです。しかし、ただ送っただけでは相手の印象に残らずむしろ宣伝効果が半減してしまいます。そして送る相手や時間帯を間違えればクレームの発生も避けられません。

クレームを抑えるためにも送る際は何らかの対策が必要です。これはFAXDM業者に委託している場合も同様です。

大きなトラブルになる前に対策を

FAXDMを送信することにより発生するクレーム率は平均0.1％～1％程度です。クレームといってもどのような要望によるかでも変わってきます。不要なので配信停止してほしいという小さなクレームから、中には今すぐ謝罪を要求するといったハードなクレームもあります。問題となるのはハードなクレームです。

FAXDMは低コストでできる営業で時間の拘束がないのがメリットです。しかし、受信側はFAXの用紙やトナーといった消耗品を消費します。ハードなクレームでは特に使用した用紙代を請求するといったケースが多いです。そのためきちんと対策をして発生を抑えることが大切です。

ほとんどは配信を停止してほしい連絡が来る程度で大変な事態になるのは稀です。なのでクレーム対策をきちんとおこなえば発生は確実に低く抑えられます。

FAXDM業者に委託している場合は、どのような対処をしているか質問すると良いでしょう。信頼できる業者なら対処法のほかに原稿の具体的なアドバイスもしてくれます。

配信停止欄は必ず設けておきましょう

FAXDM業者を利用せずに自社で送る場合もクレーム対策の方法はあります。送る原稿には案内の停止欄を設けることが最善です。いわばメールマガジンに設けられている配信停止欄と同じものです。チェックを入れて返信にしてもらえば、相手側が直接電話をかける手間が省けます。FAX案内は不要という旨が分かるようしっかり欄を設けましょう。

停止希望されたにも関わらず、再度FAXDMを送ってしまうとトラブルなる可能性が高まります。配信停止となった相手先はなるべく早く送信リストから除外してください。このメンテナンスができるかどうかでクレーム率も変動します。常にリストを把握し運用とメンテナンスを徹底してください。

そして重要なのは受け手が内容に興味を持つかどうかです。関心が薄い内容を送られれば、対策をしてもクレームとなってしまいます。業種に関係なくまったく役に立たない内容は避けてください。

商品やサービスがターゲットのニーズにマッチするマーケティングをしましょう。数だけ多くしても反応がなければ費用対効果は下がってしまいます。

相手側の都合を考えて送信しよう

FAXが送信される際は相手の電話が一時的に遮断されます。特に急ぎの電話をしていれば、原稿が1枚であってもクレームに繋がる可能性が出てくるでしょう。たった1枚に対してもイライラが募ってしまうので、送信する時間帯には気をつけましょう。

相手に迷惑をかけずに届けるなら深夜の時間帯が適しています。しかし、遅い時間帯だと非常識に思われる可能性も高いです。相手に迷惑をかからなくても非常識だと思われれば印象が悪くなります。

そもそも送信する側も深夜にまで会社に残らなければならず負担がかかります。24時間体制の会社でなければ深夜に送る必要はありません。時間帯としてはあまり忙しくない夕方やお昼休みが良いでしょう。もちろん業種によっては夕方やお昼休みがむしろ忙しいこともあり得ます。会社の詳細を調べればおおむね忙しい時間帯が分かってくるでしょう。

マーケティングを考えると配信するリストは常にクリーニングする必要があります。古くなったリストでは宛先が違ったり停止している企業に送ってしまうリスクが発生します。

無料であれ有料であれクリーニングが定期的におこないましょう。3か月に1度のペースが目安です。FAXDM業者から購入しているならきちんとクリーニングがおこなわれているか確認します。

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FAXDMは少ない費用と手間で営業活動ができる方法です。他のDMと比べてコストパフォーマンスに優れているといえます。FAXDMは送信する前に受信側のFAX用紙やトナーが消耗されます。受信側が要望しなくても勝手に消費されるため場合によってはクレームの原因になるのです。

クレーム率は0.1％～1％ですが、トラブルの度合いは自社と業者の対策によります。配信停止してほしい要望なら丁寧に対応することでトラブルを避けられます。完全になくせるとは言い切れませんが受信側の立場を考えて対応をすれば良いことです。

時間帯やリストのクリーニングなどでクレーム対策を万全にしてください。FAXDM業者に委託しているなら信頼できるノウハウを持っているかもポイントです。