費用を効率的に使うFAXDMの手順について

チラシや郵便によるDMなど、企業や商品を紹介する方法は沢山あります。

ただ多くの企業や団体にとって悩みの種となるのが費用といっても過言ではありません。

もし安くて簡単な方法を探していると言うのならFAXを一斉送信する「FAXDM」がおすすめです。

手順は他の媒体でDMを送るときと大きな違いはないので、どこの企業や団体でも気軽に始めることができます。

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FAXDMを使う目的をはっきりさせる

企業や団体によってFAXDMを利用したいという目的はだいぶ異なります。

一言でFAXDMといっても一方的に郵送のチラシやメールの代わりとして使う場合や電話のマーケティングの代わりに利用する場合があります。

目的に応じて送るFAXの内容はもちろん原稿の作成方法も変わってくるので注意が必要です。

内容によってはPPC広告など別の媒体の方が効果があると言うことも珍しくありません。

また送信する文面は書き方次第で効率的どころか逆効果になることさえあります。

大切なのは、最初に何を送信して相手からどのようなアクションが欲しいのか整理することです。

さらに、見積もりを作成して実際にかかってくるコストを確認してください。

準備をしてから方法を変えるとなるとコストだけでなく無駄な労力を費やすことになります。

手順を考えるのはFAXDMを使う目的を、はっきりさせてからでも遅くはありません。

依頼することが決まったら送信することの原稿を何パターンか作ってみましょう。

作るときはもらう側の立場になって、どうしたら目的を達成できるか考えることが大切です。

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原稿はモノクロで送信されることを想定して作成

紙媒体やWEBなどではカラフルな写真やイラスト入りの広告がよく使われています。

ただFAXの場合はモノクロで送信されるので原稿作成の際は気をつける必要があります。

マーケティング用でも同様でモノクロでもはっきりと相手に情報が伝わるように考えることが大切です。

写真やイラストを使っても構いませんが、その場合は見えにくくならないように加工しなくてはいけません。

例えば新聞や週刊誌の写真を参考に考えてみると良いでしょう。

こうしたことを頭に入れた状態で、実際の原稿作成に取り掛かっていきます。

どうしてもフルカラーで情報を伝えたいときはPPC広告やチラシの利用も検討することをおすすめします。

カラーの写真や文字は自動的にモノクロに変換されるのですが、決して見やすくなるとは言えません。

最初から色は使わないで作成した方が見やすくて情報も伝わりやすくなります。

情報は伝わりやすいほどFAXDMの効果もより期待できるようになります。

費用かけてFAXを送るのですから、こうした原稿作りの基本を押さえておくことが大切です。

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モノクロでも目立つ原稿を作ることは可能

文章中で目立たせたい部分は、文字の色を変えたりカラフルな線を引くと言う人は少なくありません。

実際にチラシやWEBの広告ではこうした手法がよく使われています。

FAXだと色が使えないから文章を目立たせることができないと思うかもしれませんが、実は簡単に文字や単語を強調する方法があります。

一つ目は、注目して欲しいところを単純に太字にする方法です。

太字にするというシンプルな技ですが、文字も読みやすいだけでなく目にとまりやすくなります。

次に使えるのが、文章中で意図的に使っているフォントの種類を変えていくことです。

例えば、明朝体で全体を書いて部分的にゴシック体などを使うと読み手もここが重要なのかとわかりやすくなります。

ポイントは似たようはフォントではなく、タイプが全く違うもの同士を使うことです。

ただし何種類ものフォントを使いすぎてしまうと全体的に統一感がなくなり文章が読みにくくなるので注意してください。

特にビジネスで利用する場合は、見やすく体裁の整ったものが好まれる傾向があります。

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ソフトの準備と用紙について考える

モノクロということに注意しておけば、FAXDM用の原稿は何のソフトを使って作成しても構いません。

文書作成用はもちろん、表計算に使うようなものでも全く問題ないでしょう。

プレゼン用の資料を作ってプリントアウトしたものをそのまま送信しても良いくらいです。

どんなソフトを使っても構わないのですが用紙のサイズを決めて作成する必要があります。

ここで注意しておきたいのはFAXで使われている用紙のサイズは一般的にどこの企業や家庭でも同じA４サイズという点です。

もしA４以外の内容を送信すると受信側で自動的に縮小もしくは拡大されてしまうので注意してください。

せっかく送信しても、文字が読みにくくなるくらい小さく縮小されてしまう可能性もあります。

様々なサイズに対応可能なのは、受け取り側が大型のプリンターと電話機を接続している場合にかぎります。

といっても、どこでもプリンターと接続しているわけではないので、多くの受け取る側が困らない一般的なサイズで原稿を作成して送信することをおすすめします。

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原稿ができたらリストを準備しましょう

送信する原稿ができたら、受け取って欲しい人や団体の連絡先リストを準備します。

FAXDMを依頼する場合、利用するリストは持ち込みかレンタルするのが一般的です。

持ち込みするときは、事前にきちんとFAXナンバーが正しいことを確認する必要があります。

ナンバーが間違っているとFAXが届かないか、最悪な場合は無関係の場所に送信されてしまいます。

もしFAXを使っていない相手がいる場合はFAXの他に情報を伝える方法を考えなくてはいけません。

また相手先に連絡先としてナンバーを登録してもらう場合はFAX送信が可能かどうか確認することも大切です。

リストをレンタルするときはFAXDMを依頼する会社かリストをレンタルする専門の会社に問い合わせます。

レンタルする際は「地域」や「業種」など送りたい先に関する希望を伝えます。

希望を出して作成してもらったリストは送信する前に必ず確認することが大切です。

理由は送信してしまうと途中で止めたり差し戻すことができないからです。

便利でスピーディーさが魅力だからこそ、送信先の情報は慎重に扱う必要があります。

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送信する時間の設定をしましょう

送信する原稿とリストの用意ができたらいよいよFAXDMの正式発注ですが、情報をFAXで一斉送信するタイミングには気をつけなくてはいけません。

相手が受話器を取らないと話ができない電話と違って、FAXは留守番電話のように自動的に相手に受け取ってもらうことができます。

企業や団体によってはFAX24時間受付しているというところもあります。

ただし24時間受付だからといって夜中などの業務時間外に送信することはおすすめしません。

そうしたタイミングで送信してしまうと、業務時間外に受け取ったFAXの山に埋もれてしまうこともあるからです。

しかもスピーディーさが魅力なのに送ってから見てもらえるまでの時間がかかり過ぎてしまいます。

FAXDMの効果を得たいのなら、送ってすぐに相手が内容を確認できる時間帯を選ぶことをおすすめします。

日時については、業種によって業務時間だけでなく忙しい時間帯が異なるので注意してください。

不安なときは、どのタイミングが良いのか事前に調べてから日時を決めることをおすすめします。

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FAXDMは、スピーディーかつ低予算で情報を相手に伝えることができるため人気があります。

ただし、より効果を得るためには原稿作成やリストの準備に気を配る必要があります。

費用を抑えて、効率的に準備をすることも企業にとっては大切でしょう。

といっても、FAXDMの場合は受け取る側の立場になって準備することが何より大切です。

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