FAXDMのクレーム対策方法とは？未然に防ぐ方法はあるの？

商品やサービスなどを企業が紹介する場合、テレビCMをする方法もありますが、これはかなりの資金がないと不可能です。そこで、ダイレクトメールを出すことにより商品やサービスを紹介するのが一般的になります。

ただ、FAXDMの欠点があるとすればクレームが発生する可能性があることです。そこでクレームを防ぐ方法をいくつか見ていきます。

なるべく短めに用件を伝えることが大事

FAXDMの魅力は、電話などと異なりある程度は相手の都合を考えずに送信しても問題ないわけです。ただ、あまり長い文面を送ってしまうと、相手の会社がその時間帯だけ電話が使えなくなってしまう可能性があるでしょう。よくあるパターンとしては、一度に5枚ぐらいのFAXを送るパターンです。

確かに、たくさんの文章をくれば必要としている人にアプローチすることができるだけでなく、結果的に売り上げを伸ばすことが可能になります。そして、何より商品やサービスを紹介するには短い文面だけでは紹介できないといったことも考えられるでしょう。そうすると、必然的に文章が長くなってしまうのは仕方がないとも言えます。

ただ、そうすると5枚のファクスを送っている時間帯は相手が電話を使うことができず、クレームにつながる可能性があるわけです。さらに、ファクス用紙も無駄になってしまいます。FAXを送信するほうは一回だけ用紙を使えばよいですが、受け取るほうもいろいろな業者からFAXでダイレクトメールを受け取っていますので、たくさんの紙を消費することになってしまいます。

このようにしてクレームが生まれるわけですが、これを避ける方法の一つが、可能な限り要点をまとめて短い文章にすることです。

確かに、長い文章のほうが相手に伝えることができる内容が増えますので、反応が高まる可能性があると言えます。しかし、必ずしも文面が長ければよいわけではありません。

実際に、商品やサービスを利用するお客さんでも、1枚の紙を見ただけで商品を購入したりサービスを利用しようとする人もいます。つまり文章の書き方によっては、1枚の紙だけで十分に反応を高めることが可能になります。

短い文章でまとめるためには、要点のみを伝えることです。そして、「詳しく知りたい方はこちら」という形でホームページの名前やホームページのURLを書いておくとよいでしょう。これにより、クレームを最小限に減らすことが可能になります。

ファクスを送信する時間帯を工夫する

FAXを送信する場合には、相手の電話を一時的に遮断することになります。そのため、クレームになる可能性も出てくるでしょう。たとえそれが1枚の紙であっても急ぎの電話をかけたいと思っている会社は、その1枚の紙に対してイライラを募らせることは少なくありません。

そこで、送信する時間帯を考える必要があります。一般的に、深夜の時間帯に送信すればたいていの場合相手に迷惑をかけずに届けることができます。ただ、あまり遅い時間帯だと「この会社はいったいいつまで営業しているのだ」と相手に疑問を持たれてしまいます。

仮に、深夜の時間帯に送信することが相手に迷惑をかけなかったとしても、非常識な時間に送信をすると送信した会社も非常識な会社だと思われてしまう可能性があるでしょう。そして何より、送信する側が深夜の時間まで会社に残っていなければならず、24時間体制の会社以外はたくさんのFAXDMを送信することは困難といえるでしょう。

そこで、あまり忙しくない夕方の時間帯やお昼休みの時間帯などに送信するのがよいです。もちろん会社によっては夕方の時間帯やお昼休みの時間帯ほど忙しいこともありますが、その会社の業種などを調べていくとおおむね忙しい時間帯がわかってきます。

送信欄にチェックボックスを入れておくこと

FAXDMでクレーム対策をおこなう場合、理解しておきたいことの一つが送信欄にチェックボックスを入れておくことです。どのようなチェックボックスを入れるかといえば、「今後FAXDMを必要としない」という文面を書いておきその横にチェックボックスを入れることで、相手からのクレームを防止することが可能になります。

相手としても、一方的に送ってくるFAXに対してどのように対応したらよいかわからず思わず書いてある電話番号にクレームを入れてしまうことがあります。ですが、チェックボックスを入れておき返信してもらうことで2度とファクスを送らないような仕組みにすれば、クレームを最小限に減らすことは十分可能です。

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FAXDM業者にFAXDMを作ってもらいそれを送信する場合でも、クレームになる恐れが考えられます。これを防ぐためには、可能な限りおくる枚数を減らすことです。できれば、1枚の紙で送るようにしましょう。

そして、送信する時間帯も考えることが大事になります。可能な限り相手の会社が忙しくない時間帯に送信をするようにしましょう。最後に、チェックボックスを設けて「今後FAXDMを必要としない」と横に書いておけば、クレームを最小限に減らすことが可能になります。