仕事でFAXを使用している人は、FAXが届くまでの時間はどれくらいなのか知っておきましょう。モデムの性能や送信側が保有している回線の数などによって、配信速度は変化します。また、送信に失敗するケースも存在するので、理解しておきましょう。クラウドFAX送信サービスがおすすめです。

FAXDMが届くまでの時間は？

モデムの性能や送信側が保有している回線の数などによって、配信速度が変化します。そのため、スムーズにビジネスの文書を送信できないときがあるでしょう。

1枚あたりの処理速度

送信する側のモデムの性能、受信する側のモデムの性能、FAX原稿により、1枚あたりの処理速度は変化します。送信する側と受信する側のスペックが等しくない場合、性能が低いほうに合わせるようになっているので、紙に黒い線が入ることがしばしばあります。

また、グレー部分が多い原稿を送る場合は白と黒の点が細かくなり、送るデータのサイズが大きくなってしまいます。その結果送信するために必要な時間を長く確保する必要が生じてしまいます。

送信側が保有している回線の数

配信速度を上げるためには、回線の数を増やすのが有効です。しかし、回線の数を増やすためにはコストを負担しなければいけません。初期費用だけではなく、イニシャルコストも発生するので、必ずしも正解とはいえません。

豊富な回線を利用してFAXの送信スピードを速くするには

回線数を増やすことは解決策としては有効です。しかし、コスト面を考えてみると負担が大きくなるので、費用対効果をよく考える必要があります。

また、仕事に繁忙期と閑散期がある場合は、回線数を増やすメリットをあまり感じないでしょう。これらのことから、回線数を増やすのは、コスト面と仕事の忙しさにムラがあることから、あまり適していないことが分かります。

そこで、FAXの送信スピードを速くする方法としておすすめできるのが、クラウドFAX送信サービスです。これまで1時間近くビジネスの文書を送信していた場合、同じ作業を数分で終わらせられるようになっています。

受け手の通信環境によっては送信に失敗する可能性も

こちらに原因が見当たらない場合でも、送信に失敗するときがあります。受け手の通信環境の影響を受けてしまいます。

基地局から遠い場合

こちらは、都心部ではほとんど問題になりませんが、山奥にある宿泊施設などではよく発生するトラブルとして挙げられます。基地局から遠いときは、FAX信号が弱くなるので、送信に失敗するときがあります。

ワーケーションなどで山奥の宿泊施設で仕事に取り組むときは、そのことを頭に入れておきましょう。あらかじめ対策を講じておく必要があります。

アナログ回線しか対応していない場合

電話回線はアナログ回線だけではなく、デジタル回線と光回線があります。アナログ回線のみ対応できるようになっていると、ほかの回線を利用した通信ができないので、送信に失敗するときがあります。

キャリアが限定されている場合

受信側の環境に影響を受ける場合があります。特定のキャリアのみFAXが送信できるようになっていると、送信に失敗するときがあります。

画像が乱れることが予想される

紙に黒い線などが入ってしまうときがあります。画像が乱れる原因は、送信側の機器の読み取り部分が汚れている場合や、受信側の機器の故障などが考えられます。

送信が中断されることが予想される

複数のページを送信したときに、すべてのページが送信できずに困ってしまうときがあります。受信側も、すべてのページが手元に届くわけではないので困惑するでしょう。

FAXDMを早く送信するためにできること

これまでに挙げた課題を解決するのが、クラウドFAX送信サービスです。トラブルやミスを未然に防止できるので、本来の業務に集中できるようになるでしょう。

速く正確に送られることが前提

ビジネスの文書は、FAXの機材や回線などのトラブルに影響されることなく、速く正確に送られることが前提となっています。FAXを使用して送られる文書は、支払い通知書、受発注書、納品書などとなっているので、トラブルやミスでそれらの文書が速く正確に送られないと迷惑をかけてしまいます。

また、登録先を間違えて登録したことにより、送信先を間違えてビジネスの文書を送信してしまうことも避けなければいけません。このような前提がきちんとできていないと、次第に不信感が募ってしまうでしょう。

クラウドFAX送信サービスを利用しよう

送信エラーを回避したい人は、クラウドFAX送信サービスを利用しましょう。ビジネスの文書の送信速度が遅いと、トラブルが発生する恐れがあります。また、送信先を間違えてしまうと情報漏洩などのリスクが高まります。そのようなサポートを確実に実施してくれる業者を選択しましょう。

製品のなかには、送信先を間違えてしまったときに、その原因を究明した後、確実に本来の送信先にビジネスの文書を送信してくれるものもあります。

まとめ

FAXでビジネス文書を送信するときや受信するときは、トラブルやミスが発生する可能性があります。トラブルやミスは、ヒューマンエラーのときもあればFAXの性能によるところもあるので、それらの影響をできる限り受けないようにしましょう。

クラウドFAX送信サービスを利用すると、ビジネスの文書がすぐに送信先に届くので、時間を有効に活用できます。