FAXDMを行うなら必須！事業用FAX番号の取得方法とは？

FAXDMを販売促進で活用したいのであれば、まずFAX番号を取得しなければ始まりません。しかし「具体的にどうすればいいのか分からない」「どこで申し込みをしたらいいのか分からない」といった方は多いのではないでしょうか。ここでは、さまざまなFAX番号を取得する方法について解説します。

NTTへ申し込んでFAX番号を取得する

NTTは、ご存知電話回線を提供している会社です。個人、事業者問わず番号を提供しており、FAX番号も同時に取得することになります。

このメリットは、なんといっても電話番号を取得できる点です。デジタル化の流れ、問い合わせ対応にかかる人件費の抑制などの観点から、固定電話を持たない会社も増えてはいますが、固定電話は未だに会社の対外的な信用を表す指針として認識されている側面があります。

とくに年配の方の中には、“固定電話を持って初めて一人前”“固定電話がない家や会社はやましいことがある”などという考えを持つ方もいます。個人の家庭では、スマートフォンの普及からそのような考えは薄れてきましたが、企業に関してはまたこの傾向は続くと考えてよいでしょう。

デメリットは、ほかのFAX番号取得方法と比較すると料金が高いことです。固定電話共々、あまり利用しないのであればコストと相談してほかの方法で契約することも検討するとよいでしょう。

インターネットFAXを契約してFAX番号を取得する

もっともリーズナブルでコスト的なメリットがあるのが、インターネットFAXを契約してFAX番号を取得する方法です。インターネットFAXはその名の通り、インターネットを介してFAXを送受信するので電話の回線工事などが必要なく、ほかに契約するものもありません。そのため、ほかの方法と比較して安く済ませられます。出力方法はPDFが一般的で、パソコン画面から直接文書を整理、送信できるので、紙を整理したり余計な部分を引き抜いたりする手間がありません。

受信側も必要な情報を確認し、必要なものだけ印刷できるので紙を無駄にすることもなく効率的です。データの状態で届くので、そのまま社内で共有したり、加工したり、保存したりすることもできて利便性は高いといえるでしょう。インターネットFAXは、電話番号を取得するわけではないため、FAX機能を利用すること以外の活用方法はありませんが、導入や運用にかかる費用も抑えることができてメリットの多い取得方法といえます。

ひかり電話を契約してFAX番号を取得する

ひかり電話を契約してFAX番号を取得する方法は、高度なインターネット環境の整備が必要な会社にとって相性のよいものです。ひかり電話は光回線を利用し、固定の番号が取得できます。光回線とともに契約するので、とくにインターネット環境が充実している必要があるIT事業を行う会社などにとっては、有効性のあるサービスといえるでしょう。

反面、光回線を利用するということは、それ以外のものを利用している場合には、切り替え工事が必要になることを意味します。大きな会社全体に工事が必要な場合などは、大掛かりな工事になるうえ、コスト、時間もかかるので、切り替えることでのメリット、デメリットをよく理解、シミュレーションしたうえで選択するようにしましょう。

050型IP電話を契約してFAX番号を取得する

050型IP電話を契約してFAX番号を取得する方法は、主にプロバイダーが提供しています。IP電話は、インターネット環境があれば利用できるので、光回線のように工事は必要ありません。初期工事が必要なく、現状のサービスを介して利用できるのは大きなメリットといえるでしょう。

反面、通話には音声通話を利用するので、品質は光回線と比較してあまりよいとはいえないのが実情です。声が聞き取りづらかったり、途中で途切れたりするといった問題があります。また、FAX番号はプロバイダーごとに違うので、当然引継ぎはされません。プロバイダーを変更すれば番号も新規に取得する必要があるので、やり取りのある取引先などに番号が変わった旨を知らせる必要があり、これはデメリットといえるでしょう。

クラウドフォンを契約してFAX番号を取得する

クラウドフォンを契約してFAX番号を取得すると、パソコンやスマートフォンを活用したクラウドフォンを介してFAXを送受信できるようになります。パソコンやスマートフォン上で利用できるので、必要な情報を作成し、必要な物だけを送信できます。受信した側は、必要なものだけを選択し、それだけを印刷できるので利便性が高いのが特徴です。

デメリットは、利用するパソコンやスマートフォンが古くなるとサポートが終了したり、サービスに適合しなくなったりする可能性があることです。適合端末でなくなったら買い替えが必要になります。この点はクラウドフォンのデメリットといえます。

まとめ

FAX番号の取得方法について解説しました。さまざまな選択肢があるFAX番号の取得ですが、それぞれにメリット、デメリットがあることが分かりましたね。自社の状況やコスト、対外的な信用を重視するのかなどの方針に照らし合わせて、適切なサービスを選択するようにしましょう。上記を参考に、賢くFAXを利用することでビジネスに役立ててみてください。