FAXは機器がないと送受信ができないと思っていませんか？電話回線不要で外出先からも手軽にFAXを利用できるサービスです。手軽さ以外にも多くのメリットがあるインターネットFAX。今回はインターネットFAXとはどんなものなのか、FAXDMに導入するメリットについても紹介します。導入を考えている方はぜひ、お役立てください。

インターネットFAXとは

この便利なインターネットFAX、一体、どんなものなのでしょうか。簡単にいえば、インターネット回線を使ったFAXです。通常のメールと同じように件名や本文を入れて簡単にFAXを送ることができます。

ここではそんなインターネットFAXの特徴と仕組みについて解説します。

■インターネットFAXの特徴

従来のFAXを利用するには電話回線とFAX機が必要です。外出していればFAXが届いても気づかないうえ、内容を確認することもできません。長期にわたって会社を空けてしまう場合には、少し不便を感じることもあるでしょう。

一方、インターネットFAXはインターネット回線を利用したFAXのことで、インターネット環境があればスマートフォンやパソコンによって送受信が可能です。FAX機は不要で、データをパソコンで作成、そのまま相手に送ることができます。在宅勤務中で家にFAX機がない場合でも、移動中や出張先からも送受信ができ、業務の効率化につながると注目されています。

■インターネットFAXの仕組みとは？

一般的なFAX機に原稿を送信する場合には、原稿の文字を電話回線が電気信号に変換、電話回線を通して相手のFAX受信機へ送る仕組みになっているようです。

一方、インターネットFAXは原稿ファイルを送るとサービス業者のサーバー内で原稿データを変換処理し、デジタル化して相手側のFAX機に送るという仕組みです。

インターネットFAXのメリット

では一般的なFAX機を使う場合と比べ、インターネットFAXを使う場合にどんなメリットがあるのでしょうか。

■コストがかからない

一般的なFAX機の使用にはFAX機器の購入代金またはレンタル代金、インク・トナー代、メンテナンス料金がかかります。インターネットFAXは機器がいらないのはもちろん、送信されてきたFAXは必要なものだけプリントすればよいので、用紙代、インク代の節約につながり、大幅なコスト削減につながります。

■送信がスピーディー

インターネットFAXで原稿を送る場合、クラウド上に原稿をアップしてから1時間で送ることができる原稿の数はおよそ10万件ともいわれているようです。一般的なFAXの場合は1枚送信するのにおよそ1分かかるので、1時間で送ることができるのは60枚と、その差は歴然です。FAXDMを一度に大量に送りたい場合には、大変スピーディーで効率がよいといえるでしょう。

■送受信したFAXのデータ管理が楽

インターネットFAXでは送受信した原稿をデータで管理できるため、いつ誰にどんなFAXを送信したのかわかりやすいこともメリットの一つといえるでしょう。紙でのファイリングは管理に手間がかかる上、保管場所が必要になります。データ管理であれば管理するための場所は必要ありません。

また、取引先ごとにフォルダを作って管理することもできます。さらに、送信日時や件名での検索も可能ですので、探したいデータがすぐに見つかるのもメリットといえるでしょう。

インターネットFAXはFAXDMでも大活躍

インターネットFAXを利用してFAXDMを送れば、一般的なFAX機を使うよりもスピーディーに大量の送信が可能になります。他にも以下のような使い方で有効利用できるでしょう。

■インターネットFAXとFAXDM業者を組み合わせてコスト減

インターネットFAXは無料で送受信可能な枚数が決められているのが一般的です。サービス内容によって制限枚数は異なりますが、送信はおよそ50～300枚ほどといわれています。よって上限を超えてしまうと料金がかかってしまい、お得感がなくなってしまうことになります。

そこで、インターネットFAXを利用してFAXDMを送りたいという場合には、送信作業のみFAXDM代行業者を利用し、問い合わせをインターネットFAXで行うなど、うまく組み合わせて利用するとよいでしょう。

■DMの原稿作りが楽になる

インターネットFAXの原稿は外注に出さなくても簡単に作成できます。利用するインターネットFAX業者にもよりますが、エクセルで作った宛先リストをドラッグアンドドロップで取り込んだり、宛先リストから条件を指定して取り込んだりすることも可能です。

また、図形や画像の差し込みもできるので、自社でもオリジナルかつ目をひくような原稿の作成が実現します。自社で原稿作りを検討したい場合は、多数の業者を比較しながら自社の希望に合った業者を探してみましょう。

スマートフォンやパソコンを使って、時間、場所を問わずFAXを送ることができるインターネットFAX。メール感覚で原稿を作成、FAXできるのが便利ですね。FAX機はあまり使わないけれど、顧客とのやりとりの中でないと困る、という企業での需要も高まっています。インターネットFAXの「速さ」と「安さ」をFADMでもぜひ活用してみましょう。