最近の販促活動はリーズナブルなネット広告やメールが主流ですが、そのぶん同じ方法で販促するライバルが多く、リターンが少なくなってきています。FAXDMは紙媒体なため人の目に振れやすく、印象に残ればよい宣伝ツールとなります。ただし、多くの人の目に触れやすいからこそ適切な送信リストと送信のしかたが重要です。そこで今回はFAXDMの送信リスト

クレームとなる原因はなるべく回避する

FAXDMを送るときは内容に気をつけましょう。内容が最後まで不要なことだけ書かれていたら相手はとても不愉快に感じてしまいます。少なくとも「相手に対して有意義である内容を送っているか」考える必要があります。個人事業主はFAX専用の番号を持ってないことが多いため、なぜ番号を知っているか不審に思われるケースもあります。

受信側は紙とインクを消費するため気をつけましょう。個人事業主に限定した商品・サービスでない限り、クレーム発生のリスクを避けるため、個人事業主宛てへの送信を控えてもいいでしょう。

また、どこに送信するにしろ、時間帯にも配慮しないといけません。電話と同様に早朝や深夜の時間帯に送信するのはクレームにつながります。相手の企業の休日も控えた方が良いでしょう。企業の業種によっては土日休みとは限らないため、事前に公式サイトを確認するなどして休日を把握しておきます。

送信リストを入手する方法

FAXDMは情報発信や販促などさまざまな用途に利用できます。送信リストを入手するには、送信リストを自作または購入・レンタルする必要があります。自作は交換した名刺やFAX番号をもとにリストを入手します。担当者名もわかるため、リストとしての品質はもっとも高いといえます。

リストをデータ化するには名刺管理サービスなどを利用すると便利です。利用してない場合、名刺を見ながら手打ちでデータを作成する手間がかかります。名刺や番号がわかれば収集のコストはかかりませんが、データ化する人的コストは発生します。

また、リスト収集ソフトを使用する選択肢もあります。リスト収集ソフトは専用のソフトを購入して、端末にインストールすることで使えます。ソフトの性能は製品ごとに異なり、PCのメモリを多く使用するものもあります。スムーズに作業したいなら収集専用にPCを用意してもよいでしょう。

しかし、手作業でおこなうより何倍も早く、1日収集すると数千～数万件は入手できます。企業リストを販売する業者から購入する方法もあります。業者によって絞り込める項目が異なるため、リスト業者選定をしっかりおこないましょう。

入手できる件数も業者ごとに異なりますが、数百万件保有している業者なら問題ないでしょう。配信が目的ならFAXDM代行業者から購入・レンタルするのも手です。業者によっては企画から配信まで全て完結できます。送信リストに関しては品質を保つために送り先を見直す必要が出てきます。

アプローチが返ってくる反応率は平均で0.1%と言われています。リストの一部に送り先が変わってしまった場合、対象の企業に送れず反応率が下がってしまいます。正確に届かない送り先を見直し、本来届けたい顧客を絞り込みましょう。

送信先の企業から停止依頼を受けているならリストから削除する必要があります。エラーの原因が不明な場合は受信キャンセルや用紙が切れているなどの可能性があります。このような原因は封書やハガキなど別の方法でアプローチしてみましょう。 相手先がIP電話を使っているなら発信時に「0000」を付けると送信できます。他にも、封筒やハガキなどの郵送DMとも組み合わせることで相乗効果を高めていけます。

確実に送るためにも更新は大切です

送信リストは更新することで品質を一定に保つことができます。自社のリストを使っているなら取引している企業の移転や部署の転換がないかをチェックしましょう。移転や転換があっても内容を修正しておくことで最新の状態を保つことができます。

修正作業は手間がかかるため、件数が多い場合は代行会社に依頼する手もあります。名簿業者から購入しているなら定期的な買い直しが大切です。コストはかかりますが古い企業情報は更新されていくため正確な情報に基づいて送信できます。

FAXDM代行業者からも同様に定期的に買い直すことで最新の状態に保てます。代行業者によっては無料でリストをレンタルすることができます。業種や地域など細かくターゲットを絞り込むことができて検索しやすいでしょう。データも定期的に更新されているため常に最新の状態で送信することができます。

送信リストをどんな方法で入手しているのであれ、リストの定期的な見直しはさまざまなメリットがあります。とくに企業は春や秋や社内移動を行うため、FAX番号が変更されることも多くあります。違う番号に送ってしまうと用紙やインクを無駄にすることで余計なクレームが起こってしまいます。トラブルを避けるためにも、異動が多い時期には特にリストを見直し最新の情報へと更新しましょう。見直しのコストはかかりますが、届けたい人に届けるためには必要なことです。